A Gestão de Amostras é um dos processos essenciais dentro da gestão de qualidade das empresas. Este processo possibilita que as partes interessadas da empresa possam monitorar as amostras recebidas e analisadas pelo laboratório ao longo de todo o seu ciclo de vida, dando mais escalabilidade às demandas laboratoriais e possibilitando uma maior facilidade de validação das características que satisfazem (ou não) os requisitos necessários.

A área de Gestão de Amostras do Labinfy foi pensada para dar acesso instantâneo às informações analíticas, dados da amostra e possibilitar o registro e ou importação de resultados. Dessa maneira, as partes interessadas podem fazer uma rastreamento completo do pré-cadastro até a liberação da amostra, podendo responder rapidamente às pressões organizacionais, simplificar a rotina operacional e trazer mais eficiência com fluxos automatizados, integrados e digitais.

Entendendo a tela de Gestão de Amostras

A tela de Gestão de Amostras irá mostrar todas as amostras que foram cadastradas no laboratório e seus respectivos estágios dentro do processo analítico. Na parte de cima, você encontrará filtros e buscas para mais rapidamente encontrar amostras específicas. Logo abaixo, cada aba representa o estágio da amostra, sendo eles:

• Revisão Pendente: nesse estágio, as amostras foram pré-cadastrados na ferramentas e ainda precisam ser conferidas pelo laboratório. Assim, você pode revisar as informações que foram inseridas, confirmar as análises que serão realizadas junto a ela e delegar as tarefas para os laboratoristas responsáveis.
• Em progresso: uma vez que os dados foram revisados e as análises foram corretamente atribuídas, elas entram nesse estágio no qual as rotinas pré-analíticas e analíticas podem iniciar. Ou seja, é o estágio no qual o laboratório recebeu e aceitou a amostra e ela já está pronta para iniciar o registro de resultado. É apenas nesse estágio que você ou os laboratoristas podem iniciar as análises e submeter os resultados encontrados.
• Liberação Pendente: com todos os resultados das análises já submetidos, a amostra automaticamente entra no estágio no qual você ou o laboratorista responsável necessita validar os parâmetros de segurança e qualidade para liberar ou rejeitar a amostra. Nesse estágio, você poderá conferir todos os resultados submetidos e compará-los com os valores padrões e critérios de aceitação, podendo, assim, optar pela aprovação ou rejeição da amostra analisada.
• Liberada: com a liberação da amostra, este irá mostrar todas as amostras que foram já conferidas, validadas e tiveram a liberação feitas pelos técnicos do laboratório. Durante o processo de liberação, você poderá definir status para as amostras, sejam elas aprovadas ou rejeitadas. Esse status está atrelado a avaliação dos parâmetros de validação de qualidade e segurança analisados e se eles estão em conformidade aos esperados pelo laboratório. Cada amostra irá ter uma etiqueta em seu card mostrando o status definido.

Na parte esquerda superior da tela, logo abaixo ao título Gestão de Amostras, você terá o botão de Filtrar. Ele é extremamente relevante e muito importante para que possa fazer buscas e seleções de amostras que atendam a características especifícas. Ao clicar sobre ele, uma série de opções serão apresentadas, desde uma busca por código (ou por intervalo de códigos clicando sobre o botão com as setas paralelas), informações cadastrais, análises e limites mínimos ou máximos de resultados analíticos até os filtros completos das datas relevantes às amostras. Assim que as opções forem selecionadas, a tela anterior irá atualizar automaticamente com as informações correspondentes.

Como criar as amostras analisadas pelo laboratório

O registro das amostras recebidas para análise é um dos processos mais importantes dentro do aspecto técnico-operacional do laboratório. Ao acessar o formulário de cadastro, tenha apenas alguns pontos em mente: (1) as informações a serem selecionadas são provenientes dos cadastrados realizados anteriormente na área de Organização, (2) o código da amostra pode ser automatizado via políticas e regras que atendam aos critérios que sua emrpesa definiu; e (3) os campos da amostras são totalmente flexíveis e customizados na área de Configurações – sua empresa pode definir o que será obrigatório, opcional ou oculto no registro das amostras recebidas. Assim, siga os passos abaixos para realizar este procedimento.

1. Faça login na sua conta do Labinfy usando a URL do Workspace da sua organização.

2. Na página inicial do Workspace do Labinfy, clique em Gestão de Amostras no menu lateral.

3. Clique no botão Adicionar Amostra no canto superior direito.

4. Preencha os campos de informação que sua organização definiu. Os campos da amostra podem ser definidos na aba de Configurações, definindo se são opcionais ou obrigatórios e também se serão visíveis ou não. Vale ressaltar que a informação da amostra é uma importante ferramenta para monitoramento, rastreabilidade e gestão dos insumos e produtos acabados que estão sendo analisados pelo laboratório. Por esse motivo, a definição dos campos é crucial para um processo de gestão de amostras efetivos.

Como comentado anteriormente, o Código da Amostra pode ser automatizado através das Políticas de Automação de Código definidas na área de Configurações do seu Workspace. A Política de Código foi criada para facilitar o processo de criação de novas amostras, já atribuindo um código específico e único a toda amostra criada. Dessa maneira, você garante a integridade dos dados cadastrados, a simplificação de entrada de dados e aprimora a rastreabilidade das amostras analisadas.

5. (Opcional) Caso você queira priorizar essa amostra dentro do processo analítico, você pode selecionar a opção Marcar como ‘Alta Prioridade’. Ao fazer isso, a amostra receberá uma etiqueta amarela de identificação no card ao lado do número atribuído a ela e ficará sempre no topo das listas para que o analista consiga rapidamente identificar as amostras mais importantes ou urgentes a serem trabalhadas.

6. (Opcional) A opção Os dados inseridos acima estão revisados dá a segurança para o laboratório de monitorar e conferir as amostras que recebem antes de iniciar o trabalho analítico. Por padrão, essa opção vem desabilitada, pois pode ser uma solicitação que não venha do laboratório, como da portaria da fábrica no recebimento de matérias-primas ou então de um operador da fábrica para monitoramento de um produto.

Essa opção equivale a um pré-cadastro. Caso o usuário que esteja cadastrando a amostra não tenha permissão de revisar informações da amostra, a criação não irá colocá-la automaticamente no estágio de Em Progresso. Assim, o laboratório poderá acessar as informações da amostra, atribuir as análises corretas e aceitar o recebimento da amostra para início do processo analítico.

7. Clique em Adicionar Amostra para finalizar o processo.

Ao fazer isso, a amostra recém criada receberá um card único e listado na tela com as informações registradas e as análises atribuídas. O laboratório pode clicar na parte superior do card para, a qualquer momento, conferir as informações da amostra.

Na parte inferior de cada card referente à uma amostra especifíca, você verá um botão redondo com 3 pontos (⋯) – este é o botão de opções da amostra. Em cada estágio que esteja, as opções serão diferentes, podendo ser impressões de etiqueta, edição e aceitação da amostra após conferência dos registros e exportação de resultados.

Além disso, ao lado do código da amostra dentro do card, você ver;a uma caixa de seleção – ao clicar sobre ela, aparecerá uma pequena janela preta na parte inferior da tela. Nela, terão algumas opções para que faça operações em massa, uma vez que você pode selecionar daí várias amostras e definir qual ação deseja realizar.